レッツノートを使うなら、お客様とのツールも工夫すべし

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おかげさまで、最近は私も地元の草加市のお客様が増えまして。
逆に都内のお客様は、埼玉の片田舎からやや遠方になりました。

お客様とのコミュニケーションの仕方も、対面はもとよりメールや電話、たまにスカイプやチャット、そしてまれにFAXというように多様になっています。

 

経理には相性の良いコミュニケーションツール

「何が何でも会わないと」は間違い?

「何かを説明するのに対面しないといけない」と昔は考えてはいたものの、実際のところそうでもないのでは?と最近は考えるようになりました。

お客様の方からも、大事な話のとき以外は税理士が来なくても大丈夫。という方も増えたような気がします。

むしろ、ツールの一つであるスカイプ(Skype)を使用していますと、実際の会計ソフトの画面を共有しながら指導もできたりします。
経理に関しての質問であれば、メールで複数回往復するというやり取りよりも効率が良いと感じています。

【2017年11月追記】

最近はお客様の要請もあり、スカイプよりもチャットワークを利用することが増えてきています。
ご希望されるお客様には、自分もチャットワークの導入を増やそうと思っています。

 

時間配分は自分で管理する

ただ、スカイプとチャットワークのマイナス面の要素としては、時間がきっちりと線引きできない事ですね…。
スカイプの通話を中心に使われる方の場合、結局は無料で電話しているだけであります。そうすると通話時間が際限なく長くなってしまう場合があるのがたまにきずなのかなと。

すぐに相手にアクセスできる代わりに、メッセージが来たらこちらもすぐに応答しないというようなところもあります。
その都度反応していたら、いま自分がしていた仕事を中断せざるを得ません。

そのため、スカイプであればアカウントのログイン状態を「退席中」や「取り込み中」にしておけば良いですね。

ただ、色々なところで言われていますが、「できる人ほど返信が早い」というのはあるかもしれません。
いつまでもメールなどの返信を寝かせて遅くする人も世にはいらっしゃいますので。

 

やはり大事な話は対面が良い?

経理業務のやり取りは、電話やメールで済むものも多いのですが、決算報告のような重要な場面は対面が良いと今も思っています。

特にグループ電話やテレビ電話でも、対面ほどにはその場の空気感が感じ取れないのかなと。

以前、役員がシンガポールにいて、従業員が日本いるという会社の会議にも参加していましたが、音声の雑音なども相まって、役員と従業員との意思疎通に不自由な感が否めませんでした。

その会社も、本当に大事な時には先ほどの役員が日本に来ていましたし。これはレアケースなのであまりないかもかもしれません。

ただですね、スタートアップで経理を教えたり、経理が不慣れな担当者にガッツリ指導をする時にスカイプなどのツールを用いてしまいますと不満を抱きやすいという人間の心理がはたらくかなと。

心の壁が取れていない初めの頃は対面で行う方が良いのかなと思っています。何事もTPOをわきまえた運用が大事ですね。

 

まとめ

コミュニケーションツールの方法によって、言葉には差があるとちょうど考えていました。

私がよく拝見する税理士のモロトメジョーさんのブログ記事にこんな内容がありました。

 

最も伝わる言葉を選び抜くコピーライターの思考法 / 中村禎【一冊一言 #012】
http://useacc.com/2017/04/06/1book-1word-12/

(余談ですが、ジョーさんの記事は作りも視点もしっかりしてて、本当に勉強になります)
この記事で自分もより深く言葉の重みについて考えさせられたわけです。

 

とはいえ、やはり自分としては相手に与える影響の度合いでいけば

対面>>>電話・スカイプ>メール>チャット

という具合なのかなと思っています。

 

チャットも即効性があって影響力はありますが、持続性は一瞬かなと。
対面ならば言葉を発さなくても、空気を感じる事もできます。

また、相手の表情というのもとても大事ですよね。言葉と表情が一致しない場合も人間はありますから。
上記のようなコミュニケーションツールの影響度を考えながら、相手と状況をうまく組み合わせて使っていく事が大事ですね。

 

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【編集後記】
ようやく、お外で使う新ノートPCが届きました!
またこれから頑張るぞ!ってやる気になった次第。

専用ケースが無かったので、しばらくはお家で色々と内部をいじります。
【今日の一日一新】
・レッツノートSZ6(近々レビューしたいと思います)レビュー記事書きました

新たな相棒【レッツノートSZ6】購入レビュー

2017年4月10日
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高橋 輝雄

税理士・FP・元SE。 税理士界の諸葛亮孔明を目指して自己研鑽の日々を送る。 「税務・経営・自分の思考」を軸にHPとブログにて情報を発信。 情に厚く、大変涙もろい。ナイアガラの滝のように泣く。 更に詳しくは著者紹介

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